Poniżej zamieściliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania oraz rozwiązania najczęściej występujących problemów – związanych z udziałem w Ogólnopolskim Sympozjum Naukowym Neurodydaktyki w Katowicach.
Pytanie: Jak mogę zapisać się na Sympozjum?
Odpowiedź: Udział w Sympozjum jest płatny. Opłata obejmuje 3 dni wykładów i spotkań oraz certyfikat udziału w konferencji. Aby wziąć udział w Sympozjum należy najpierw dokonać przelewu pełnej opłaty konferencyjnej, na wskazany rachunek bankowy, po czym wygenerować w systemie bankowym dowód dokonania tejże wpłaty (ze względów technicznych preferujemy pliki w formacie PDF).
Plik z dowodem wpłaty jest Państwo potrzebny do poprawnego wypełnienia i wysłania naszego formularza rejestracyjnego – bez czego nie można zarejestrować swojego udziału w Sympozjum. Bez względu na formę wniesienia opłaty sympozjalnej każdy uczestnik Sympozjum musi zawsze dokonać indywidualnej rejestracji swojego udziału i udostępnić nam związane z tym dane. Bardziej szczegółowe informacje na ten temat znajdą Państwo w naszym formularzu rejestracyjnym oraz w klauzuli informacyjnej RODO.
Po wypełnieniu wspomnianego formularza otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, zawierającą kopię podanych w nim informacji. Odebranie tej wiadomości, jest zarazem potwierdzeniem skutecznej rejestracji uczestnika. W razie potrzeby uzupełnienia lub korekty danych skontaktujemy się z Państwem używając danych z formularza.
Pytanie: Aby uzyskać finansowanie udziału w Sympozjum potrzebna jest mi faktura. Jak mogę ją otrzymać przed Sympozjum?
Odpowiedź: Faktury są dokumentem księgowym i są wystawiane po opłaceniu należności lub po wykonaniu usługi. Uniwersytet Śląski nie może wystawić faktury przed rozpoczęciem wykonywania usługi i przed dokonaniem wpłaty. Zatem uzyskanie faktury przed opłaceniem uczestnictwa i przed rozpoczęciem Sympozjum nie jest możliwe.
Na państwa życzenie możemy jednak wystawić fakturę Pro–Forma – o której więcej napisaliśmy poniżej.
Alternatywnie można nam zgłosić gotowość do opłacenia faktury, w terminie do 14 dni po zakończeniu Sympozjum – w postaci zobowiązania do zapłaty. Takie zobowiązanie, poświadczone pieczęcią i podpisem dyrekcji Państwa instytucji/placówki, należy dostarczyć (w wersji papierowej) na Sympozjum i przekazać podczas rejestracji swojego uczestnictwa.
Na podstawie powyższego dokumentu, przekazanego podczas rejestracji w pierwszym dniu Sympozjum, faktura VAT zostanie wystawiona dla odpowiedniej instytucji i wysłana po zakończeniu konferencji. Faktura taka musi zostać opłacona w terminie widniejącym na tym dokumencie i przez wskazany na niej podmiot, ponieważ – jako dokument księgowy – stanowi wtedy wezwanie do zapłaty.
Niezależnie od przygotowania takiego zobowiązania, każdy uczestnik musi jeszcze zostać poprawnie i indywidualne zgłoszony, za pomocą naszego formularza rejestracyjnego. Dlatego, zamiast potwierdzenia przelewu, należy w tym formularzu załączyć podpisaną i zeskanowaną elektroniczną wersję wspomnianego oświadczenia o zobowiązaniu do zapłaty (najlepiej w postaci pliku PDF). Jednocześnie przypominamy o konieczności powtórzenia pełnych danych Waszej instytucji w formularzu rejestracyjnym. Przepisywanie ich z pliku graficznego niepotrzebnie opóźnia proces i może powodować powstawanie błędów.
Dla Państwa wygody przygotowaliśmy do pobrania wzór takiego dokumentu (spakowany w archiwum ZIP):
Pytanie: Jak uzyskać fakturę Pro–Forma, potrzebną mi do sfinansowania uczestnictwa przez moją placówkę?
Odpowiedź: Wystawienie faktury Pro–Forma nie pociąga za sobą konieczności jej opłacenia. Faktury Pro–Forma nie są, w rozumieniu prawa, dokumentem księgowym i w razie odmowy ich finansowania Państwa instytucja może taką fakturę zignorować bez żadnych konsekwencji prawnych. Zwykle są one uznawana za dokument wystarczający dla podjęcia decyzji o dofinansowaniu Państwa udziału w Sympozjum. Faktury te są drukowane na papierze i wysyłane pocztą, tak jak zwykłe faktury – w związku z czym czas ich dostarczenia jest taki sam. Ponadto, na życzenie, możemy wysłać Państwu również ich wersję elektroniczną.
Opłacenie faktury Pro–Forma nie zwalnia z konieczności indywidualnej rejestracji każdego uczestnika.
W celu przygotowania faktury Pro-Forma prosimy wysłać do nas wiadomość e-mail na adres: neurodydaktyka@us.edu.pl – podając w niej pełne nazwisko (lub nazwiska) uczestnika(ów) oraz poniższe dane, które są niezbędne dla poprawnego wystawienia faktury dla placówki edukacyjnej prowadzonej przez gminę:
Nazwisko:
IMIĘ NAZWISKO
Nabywca/płatnik:
NAZWA URZĘDU GMINY
ULICA NR-DOMU
KOD-POCZTOWY MIASTO
NIP: NUMER-NIP
Odbiorca/beneficjent:
NAZWA PLACÓWKI
ULICA NR-DOMU
KOD-POCZTOWY MIASTO
Pytanie: Jak długo trzeba czekać na otrzymanie faktury?
Odpowiedź: Staramy się na bieżąco przetwarzać zgłoszenia Państwa udziału w Sympozjum. Na podstawie danych, przekazanych nam w formularzu rejestracyjnym, wysyłamy wniosek o wystawienie faktury VAT do Działu Finansowego Uniwersytetu Śląskiego. Następnie faktury są drukowane i wysyłane zwykłą pocztą. Od tej chwili termin ich dostarczenia nie zależy od nas. Należy liczyć się z co najmniej jednotygodniowym czasem oczekiwania na dostarczenie przesyłki przez pocztę. Ponadto, na specjalne życzenie, możemy wysłać Państwu również wersję elektroniczną faktury.
Pytanie: Kiedy zostanie opublikowany program Sympozjum?
Odpowiedź: Program Sympozjum podajemy do publicznej wiadomości zazwyczaj w październiku. Zbyt wczesne ogłoszenie agendy mogłoby spowodować niepotrzebne komplikacje, gdyby okoliczności zmusiły nas do jej zmiany. Nie chcielibyśmy wprowadzać Państwa w błąd i obciążać nadmierną korespondencją.
Pytanie: Nie mogę wziąć osobistego udziału w sympozjum – czy będzie będzie ono nagrywane lub transmitowane?
Odpowiedź: Nie planujemy transmisji ani rejestracji Sympozjum.
Pytanie: Czy uczestnikom Sympozjum przysługują zniżki hotelowe?
Odpowiedź: Niestety, nie mamy nawiązanej współpracy z żadnym hotelem. W pobliżu miejsca w którym odbywa się nasza konferencja, znajduje się kilka hoteli, w różnym standardzie cenowym.